POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Cōv communications Inc. (ci-après désignée « nous ») considère que votre droit à la vie privée est essentiel et important. Pour cette raison, Cōv communications a mis en place la présente politique de confidentialité et de protection de la vie privée (ci-après désignée la « Politique ») ayant comme objectif la protection de votre intégrité et de votre droit de divulguer ou non vos renseignements personnels. La présente Politique fait état de la manière dont Cōv communications collecte, utilise, communique et protège vos renseignements personnels. Les pratiques de Cōv communications en matière de respect des renseignements personnels sont conformes à la législation applicable au Québec, notamment :

La législation fédérale en matière de protection de la vie privée – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (ci-après désignée « LPRPDE ») ;
La législation québécoise sur la protection de la vie privée – Loi sur la Protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (ci-après désignée « LPRPSP ») ;

Tous les renseignements personnels recueillis par Cōv communications sont collectés de manière juste, raisonnable, équitable, non intrusive et avec votre consentement. Les renseignements personnels recueillis sont accessibles uniquement aux personnes qui les nécessitent afin de répondre aux fins pour lesquels ils sont recueillis. Cōv communications a à cœur le respect de la confidentialité des renseignements personnels des usagers de son site Internet décidant de nous transmettre volontairement des renseignements personnels. Cōv communications reconnaît l’importance d’effectuer une saine gestion et d’accorder une protection adéquate aux renseignements personnels que vous nous communiquez. La présente Politique vous servira de guide afin de comprendre les renseignements personnels que nous recueillons, la manière dont vos renseignements seront utilisés et à qui ils peuvent être communiqués.

La présente Politique divulgue les pratiques de Cōv communications en ce qui concerne les renseignements recueillis de ses usagers via le site Internet https://covcommunications.com/ (ci-après désigné le « Site Web »).

Pour toute question au sujet de la Politique, nous vous invitons à contacter le responsable des renseignements personnels chez Cōv communications de l’une ou l’autre des méthodes suivantes :

par courrier électronique à l’adresse suivante : legalnotice@covcommunications.com
par courrier à l’adresse suivante :

Cōv communications
Service juridique
4400, rue Garand
Laval, Québec
H7L 5Z6

1. NATURE DES RENSEIGNEMENTS DONT NOUS FAISONS LA COLLECTE

1.1 « renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant la situation personnelle ou matérielle d’un individu identifié ou identifiable. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. La notion de renseignement personnel comprend, mais sans s’y limiter : le nom et prénom, adresse du domicile, numéro de téléphone du domicile, numéro de téléphone cellulaire, adresse courriel et renseignement concernant l’emploi d’une personne, tel qu’ils peuvent être trouvés dans un curriculum vitae, les renseignements obtenus lors d’une vérification d’antécédents ou des références d’employeurs précédents.

1.2 « renseignements non personnel » signifie tout renseignement se trouvant déjà dans le domaine public ou étant de notoriété publique. Les renseignements de nature professionnelle sont considérés comme des renseignements non personnels et par conséquent non soumis à une protection spéciale et ils peuvent être régulièrement partagés avec des personnes se trouvant tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de Cōv communications. Les renseignements de nature professionnelle comprennent, mais sans s’y limiter : le nom d’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone professionnel, et ne sont pas considérés comme des renseignements personnels dans certaines juridictions.

2. ENGAGEMENT: SE CONFORMER AUX DIX PRINCIPES SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Au Canada, les « Principes relatifs à l’équité dans le traitement des renseignements » concernant les renseignements personnels sont contenus dans une série de dix (10) principes développés par l’Association canadienne de normalisation et enchâssés dans la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels LPRPDE. Cōv communications adhère aux dix (10) principes de protection des renseignements personnels suivants :

Principe 1 – Responsabilité. Cōv communications est responsable de tous les renseignements personnels sous son contrôle et a désigné un responsable des renseignements personnels qui doit assurer et répondre aux critères de conformité de la présente Politique de Cōv communications et des dix (10) principes en matière de protection des renseignements personnels. Le responsable des renseignements personnels est la personne identifiée aux présentes. Cōv communications est également responsable des renseignements personnels qu’elle a confiés à un tiers dans le cadre de l’une ou l’autre des fins décrites aux présentes. À cet égard, Cōv communications prendra les moyens raisonnables afin de s’assurer du traitement confidentiel des renseignements personnels par les tiers conformément à la Politique.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements. Cōv communications s’engage à vous informer, avant la collecte de renseignements ou au moment de celle-ci, les fins auxquelles sont recueillis les renseignements personnels. Certaines des fins pour lesquelles Cōv communications recueille, utilise ou communique les renseignements personnels (ci-après les « Fins autorisées ») sont décrites ci-dessous dans la présente Politique. À cet égard, dans le cours de ses activités, Cōv communications recueille des renseignements personnels aux seules fins suivantes :

établir, développer et préserver ses relations d’affaires avec ses clients, ses employés et les autres individus avec lesquels elle fait affaire;
vendre, améliorer, concevoir ou autrement commercialiser ses produits et services;
détecter et évaluer les intérêts, les besoins et les attentes de sa clientèle en vue d’améliorer les services et les produits qu’elle offre ou de proposer de nouveaux produits et services;
administrer et gérer son entreprise;
assurer l’efficacité, la fiabilité et la sécurité de ses systèmes;
satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

Advenant le cas où Cōv communications voudrait procéder à la collecte, l’utilisation et/ou la communication de renseignements personnels pour des fins autres que les Fins autorisées, Cōv communications s’engage à obtenir votre consentement, sauf si la loi prévoit autrement.

Afin de vous permettre de vous inscrire aux paiements préautorisés pour votre facturation régulière, nous recueillons votre nom et prénom, votre numéro de téléphone, votre numéro de client, votre adresse personnelle incluant le code postal, le nom de votre institution financière, vos coordonnées bancaires et votre plan de paiement préféré.

Principe 3 – Consentement. Cōv communications doit obtenir votre consentement éclairé, de manière verbale ou écrite, pour la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, à l’exception des cas prévus par la loi ou prévus à la présente Politique. En utilisant l’un ou l’autre des services fournis par Cōv communications, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, notamment aux termes du contrat intervenu entre vous et Cōv communications. À cet égard, il est possible pour Cōv communications de collecter, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement dans l’un ou l’autre des cas suivants :

lorsque telle collecte, utilisation ou communication sont manifestement dans votre intérêt et que l’obtention d’un consentement n’est pas possible dans un délai raisonnable compte tenu des circonstances, notamment dans le cas d’une urgence, lorsque la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est menacée;
lorsque telle collecte, utilisation ou communication de renseignements confidentiels vont à l’encontre du but visé par ladite collecte, utilisation ou communication, notamment dans le cadre d’un manquement à vos obligations contractuelles ou encore afin de prévenir ou d’empêcher une activité illicite;
lorsque telle collecte, utilisation ou communication de renseignements confidentiels est faite à tout mandataire de Cōv communications affecté au recouvrement des créances, ou encore vise à permettre à Cōv communications de respecter une loi applicable, une assignation, un mandat ou toute autre ordonnance rendue par un tribunal compétent.

Cōv communications ne vous obligera toutefois pas à consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels avant de vous fournir un produit ou un service, à moins que la collecte, l’utilisation ou la communication en question ne soit nécessaire aux fins énoncées aux présentes. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions prévues par une loi, ou contrat intervenu entre vous et Cōv communications et d’un préavis raisonnable. Toutefois, compte tenu de votre refus, Cōv communications pourrait ne plus être en mesure de vous fournir tous les produits et services. Vous pouvez communiquer avec Cōv communications pour obtenir des renseignements sur les conséquences d’un tel retrait.

Principe 4 – Limitation de la collecte. Cōv communications limitera la collecte de renseignements personnels, à la fois eut égard à la nature et à la quantité des renseignements, à ce qui est nécessaire afin de rencontrer les Fins autorisées, ou toute autre fin pour laquelle Cōv communications aura obtenu votre consentement. Cōv communications procédera à la collecte de vos renseignements personnels de manière équitable, honnête et dans le respect des lois et non de manière trompeuse ou en vous induisant en erreur quant aux fins pour lesquelles lesdits renseignements personnels sont collectés. Finalement, en plus de recueillir des renseignements personnels de votre part, Cōv communications pourra également recueillir de tels renseignements auprès d’autres sources, y compris des agences d’évaluation de crédit ou encore auprès de tiers prétendant être autorisés à communiquer tels renseignements personnels.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation. Cōv communications n’utilisera pas ou ne communiquera pas vos renseignements personnels pour des fins autres que celles identifiées et pour lesquelles ils ont été collectés, à moins d’avoir préalablement obtenu votre consentement ou à moins qu’il soit permis ou requis par la loi. Cōv communications conservera vos renseignements personnels seulement pour la période nécessaire afin de rencontrer les Fins autorisées. À titre informatif, vous comprenez que Cōv communications peut communiquer vos renseignements personnels à :

tout tiers exploitant une entreprise de fourniture de services de télécommunications;
tout tiers engagé par Cōv communications afin de lui rendre des services, notamment des services de perception de créances, d’analyse de solvabilité, d’enquête de crédit, d’amélioration de l’entreprise exploitée par Cōv communications, etc.
tout tiers auquel Cōv communications pourrait vouloir vendre une partie de son entreprise, ses éléments d’actifs ou encore toute entité participant au financement opérationnel de Cōv communications;
tout autre tiers, lorsque vous y consentez ou encore lorsque telle communication est exigée par la loi, notamment toute communication à la demande d’organismes d’application de la loi.

Seuls les employés de Cōv communications qui ont besoin d’accès, pour des raisons d’affaires ou dont les fonctions l’exigent raisonnablement, ont accès à vos renseignements personnels. Dans certains cas, des renseignements personnels peuvent être conservés ou traités à l’extérieur de la province de Québec et sont soumis aux lois applicables dans ces provinces. Connect it s’engage à conserver les renseignements personnels seulement pendant la période où ils sont nécessaires ou pertinents pour les Fins autorisées, ou pendant la période prescrite par la loi. Dans l’éventualité où des renseignements personnels ont été utilisés pour prendre une décision à votre sujet, Connect it a l’obligation de conserver, pendant un délai raisonnablement suffisant pour vous permettre d’exercer votre droit d’accès aux renseignements confidentiels ou aux motifs de la décision qui aura été rendue. Finalement, les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour Connect it et dont les délais de conservation prévus à la loi sont expirés devront être détruites, effacées ou dépersonnalisés.

Principe 6 – Exactitude. Cōv communications doit déployer des efforts raisonnables afin de s’assurer que vos renseignements personnels sont exacts, complets, actuels et nécessaires pour les Fins autorisées, le tout afin de réduire les risques que des renseignements personnels erronés soient utilisés lorsqu’une décision sera rendue à votre sujet.

Principe 7 – Mesures de sécurité. Cōv communications protège vos renseignements personnels aux moyens de mesures de sécurité appropriées eut égard au degré de sensibilité des renseignements, notamment en vérifiant l’identité de tout tiers souhaitant accéder à ces renseignements personnels. Aussi, advenant le cas où des renseignements personnels sont transmis à des tiers, Cōv communications s’engage à contracter et obtenir des engagements contractuels de la part desdits tiers à l’effet que ces tiers s’engagent à maintenir la protection de vos renseignements personnels.

Principe 8 – Transparence. Cōv communications mettra à votre disposition toute information spécifique concernant ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels. Sous réserve de certaines exceptions, Cōv communications s’engage, sur demande écrite, à vous révéler l’existence, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels et à vous donner accès à vos renseignements personnels, le tout fourni d’une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime ou nul, à moins que la loi n’exige autrement. Toutefois, nonobstant ce qui est prévu ci-dessus et dans certains cas exceptionnels, notamment lorsque les renseignements personnels peuvent être communiqués pour des raisons d’ordre juridique, des raisons de sécurité ou des raisons d’ordre commercial, Cōv communications pourrait refuser de vous permettre d’accéder à tous vos renseignements personnels. Vous avez le droit de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous détenons et avez la possibilité de faire corriger ces renseignements personnels au besoin. À cet égard, en cas d’erreur dans lesdits renseignements personnels, Cōv communications agira promptement et avec célérité afin de corriger lesdites erreurs. Finalement, afin d’accéder à vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le responsable des renseignements personnels de la présente Politique.

Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes. Vous avez le droit d’adresser, auprès de notre responsable des renseignements personnels, une plainte relativement au respect de la présente Politique. À cet égard, Cōv communications établira des mécanismes pour recevoir et donner suite à toutes plaintes et toutes demandes de renseignements concernant ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements. Si Cōv communications trouve qu’une plainte est fondée, elle prendra les mesures appropriées, notamment en procédant à la modification de ses politiques et de ses pratiques, si nécessaire.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information si le règlement de votre plainte concernant notre collecte, notre utilisation et notre communication de vos renseignements personnels, ou votre demande d’accès ou de rectification de vos informations personnelles s’avère insatisfaisante.

3. CONDITIONS D’UTILISATION DU SITE WEB

Les conditions régissant l’utilisation du Site Web se trouvent au https://covcommunications.com/, dans le bas de la page et contiennent d’importantes dispositions qui déclarent et excluent la responsabilité de Cōv communications relativement à votre utilisation du Site Web. Ces conditions contiennent également des dispositions déterminant la loi applicable et la juridiction exclusive pour la résolution de toute mésentente concernant votre utilisation du Site web. Toutes ces dispositions s’appliquent à toutes mésententes ou disputes qui peuvent prendre naissance en relation avec la Politique et la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. Ces conditions ont le même effet que si elles avaient été reproduites intégralement dans la présente Politique de confidentialité.

4. AUTRES DISPOSITIONS

Cōv communications pourra, en tout temps et à son entière discrétion, modifier la présente Politique. Dans un tel cas, Cōv communications devra afficher un avis de modification sur son Site Web, au bas de la page, et cette modification entrera en vigueur à la date d’affichage de la Politique modifiée. Cōv communications n’assume aucune responsabilité envers vous ou envers d’autres usagers Internet pour le non-respect de la Politique. La Politique est régie par les lois applicables au Québec. Les parties reconnaissent la compétence exclusive des tribunaux de la province de Québec à l’égard de toute question traitée aux présentes et conviennent de s’y soumettre. Si un tribunal compétent déclare que l’une des dispositions de la présente Politique est invalide, illégale ou inexécutable à quelque égard que ce soit, les autres dispositions n’en seront pas affectées et demeureront en vigueur. Le défaut de Cōv communications d’insister sur le respect absolu de toute modalité de la Politique ne constitue pas une renonciation à l’égard de toute violation de la Politique et n’empêchera pas Cōv communications, ultérieurement, d’insister sur le respect absolu de ladite modalité, ni ne constituera une renonciation à faire sanctionner toute violation ultérieure, qu’elle soit ou non de même nature.

Dernière mise à jour : 30/01/2024